De omgekeerde wereld
Wat kunnen we over algemene communicatie leren van de specifieke adviezen voor interculturele communicatie?
De adviezen voor interculturele communicatie toepassen op communicatie in het algemeen – heeft dat zin?
Er wordt weleens gezegd dat 85% van de problemen in organisaties terug te voeren zijn op communicatieproblemen, dus met die uitspraak in het achterhoofd denk ik dat alle adviezen die gericht zijn op effectieve communicatie nuttig kunnen zijn.
Meestal kijken we of advies voor een generieke situatie ook toegepast kan worden op een meer specifieke situatie, maar in dit geval wil ik onderzoeken of het ook andersom kan. Dit omdat bij interculturele communicatie zorgvuldigheid extra belangrijk is omdat niet geleund kan worden op de gedeelde verwachtingen van de ingroup. Deze zorgen normaal gesproken voor meer overlap in de codering/decodering van berichten en daarmee voor een beter begrip van de boodschap.
Vier belangrijke adviezen voor interculturele communicatie zijn
- Ga er niet automatisch vanuit dat de ander begrijpt wat je bedoelt
- Beperk het gebruik van codes
- Ondersteun je boodschap met voorbeelden, beelden en achtergrondinformatie
- Geef aandacht aan context, non-verbale communicatie en de verhoudingen tussen jou en je gesprekspartner
Toepassing van de adviezen op communicatie
Ga er niet automatisch vanuit dat de ander begrijpt wat je bedoelt
Stel je voor dat je een gesprek voert met een collega over een projectvoorstel. In plaats van automatisch te veronderstellen dat ze begrijpt wat je bedoelt, zou je aandacht kunnen besteden aan het controleren van hun begrip van de boodschap. Deze feedback-stap is ook in een reguliere setting waardevol om misverstanden te voorkomen en effectieve communicatie te bevorderen.
Beperk het gebruik van codes
Een ander aspect van interculturele communicatie dat waardevol kan zijn in algemene communicatie is het beperken van het gebruik van codes. Codes zijn een specifieke betekenisgeving die door een groep aan een woord of groep van woorden gegeven is. In plaats van erop te vertrouwen dat je gesprekspartner precies dezelfde betekenis geeft aan deze woorden, is het beter om letterlijk te vertellen wat je bedoelt.
Ondersteun je boodschap met voorbeelden en beelden
Mensen hebben verschillende leerstijlen, en niet iedereen kan goed communicatie onthouden die verbaal gegeven wordt. Het aanbieden van de boodschap in schriftelijke, mondelinge en beeldvorm maakt het gemakkelijker voor mensen met verschillende leerstijlen om de boodschap te onthouden.
Geef aandacht aan context, non-verbale communicatie en de verhoudingen tussen jou en je gesprekspartner
Een boodschap bestaat niet alleen uit woorden, het maakt ook uit wie iets zegt. Een docent, willekeurige voorbijganger, je partner…. de woorden kunnen hetzelfde zijn maar je ervaart de boodschap anders. Hoe je een boodschap interpreteert hangt ook af van de relatie tussen jou en de zender van communicatie. Tenslotte maakt het ook uit hoe een boodschap geuit wordt (de nonverbale en paraverbale communicatie) en in welke context, ofwel achtergrondinformatie, huidige situatie, communicatiemedium, de communicatie plaatsvindt.
In aanmerking genomen dat interculturele communicatie nog meer miscommunicatie oplevert dan generieke communicatie, kunnen deze adviezen zeker toegepast worden. De overeenkomstige factor lijkt wel te zijn dat er meer zorgvuldigheid wordt verwacht en minder aannames gemaakt moeten worden. Als we deze adviezen opvolgen zal communicatie hier en daar wat meer tijd kosten maar die tijd zal ruimschoots opwegen tegen het verlies van productiviteit vanwege miscommunicaties.